Toegankelijke documenten in Word (10 tips)
Toegankelijkheid is belangrijk, want het zorgt ervoor dat iedereen de informatie in je documenten kan lezen en begrijpen. Door een tekst toegankelijk te maken, vergroot je het bereik ervan. Mensen die anders moeite zouden hebben om de informatie te begrijpen of te gebruiken, kunnen er nu ook van profiteren.
Bovendien zorgt toegankelijkheid voor een betere gebruikerservaring voor alle lezers, niet alleen voor mensen met een beperking. Heldere, goed gestructureerde informatie is gemakkelijker te begrijpen en te verwerken voor iedereen.
Het creëren van toegankelijke inhoud is een teken van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het draagt bij aan een inclusieve samenleving waarin iedereen gelijke kansen heeft om deel te nemen aan het openbare leven.
Al met al is het dus van essentieel belang om teksten toegankelijk te maken. In sommige bedrijfstakken (overheidsinstanties) is het zelfs verplicht.
In deze blogpost geef ik 10 tips om Word documenten toegankelijk te maken voor mensen met een visuele beperking.
1. Gebruik koppen en stijlen:
Koppen en stijlen maken je document overzichtelijker en leesbaarder. Gebruik ze om de structuur van je document te bepalen en belangrijke informatie te markeren. Geen gebruik geen ‘harde enters’ om witregels te maken, maar maak gebruik van regel- en alinea-afstand. Gebruik ook geen spaties om tekst onder elkaar te zetten.
2. Voeg alternatieve tekst toe aan afbeeldingen:
Alternatieve tekst beschrijft de inhoud van een afbeelding voor mensen die de afbeelding niet kunnen zien. In Word kun je dat doen door de afbeelding te selecteren en dan (Via rechtermuisknop) de optie Alt-tekst bewerken te kiezen. Daar vul je de omschrijving in.
3. Maak tabellen toegankelijk:
Zorg ervoor dat tabellen een logische structuur hebben en dat koppen en beschrijvingen duidelijk leesbaar zijn. Maak simpele tabellen mét een koprij waarin staat wat er in de kolom staat.
4. Gebruik een leesbare lettergrootte en -type:
Kies een lettergrootte die groot genoeg is voor iedereen om te lezen. Een lettertype van minder dan 11 punten is meestal niet goed leesbaar voor mensen met een visuele beperking. Vermijd ook piepkleine voetnoten en referenties. Hou de opmaak rustig en consequent.
5. Zorg voor voldoende contrast
Zorg ervoor dat de tekst in je document voldoende contrasteert met de achtergrondkleur. Er zijn online allerlei tools te vinden waarmee je de contrastverhouding kunt meten (op basis van de kleurnummers), Bijvoorbeeld op de website : Color-contrast-checker.
6. Gebruik geen tekst in afbeeldingen:
Tekst in afbeeldingen is niet toegankelijk voor mensen die screenreaders gebruiken. Gebruik je wel tekst? Zorg dan voor een alternatieve tekst (zie punt 2).
7. Maak hyperlinks duidelijk:
Zorg ervoor dat hyperlinks duidelijk leesbaar zijn en dat ze beschrijven waar ze naartoe leiden. Dus zeg niet “klik hier”, maar wees duidelijk waar een link naar verwijst. Dit doe je onder met je rechtermuisknop de hyperlink aan te klikken en dan te kiezen voor ‘hyperlink bewerken’ .Bij “Scherminfo’ vul je dan de tekst in, bijvoorbeeld: ‘lees hierover meer op “de webite van Microsoft over toegankelijkheid.‘
8. Controleer je document op taalfouten:
Taalfouten kunnen het lezen van je document bemoeilijken. Gebruik de spellingscontrole of laat iemand jouw tekst eens doorlezen. Controleer ook of de taal goed is ingesteld.
9. Gebruik de ingebouwde toegankelijkheidscontrole in Word:
Word heeft een ingebouwde toegankelijkheidscontrole die je kunt gebruiken om te controleren of je document toegankelijk is. Dat doe je door door te klikken op ‘Bestand’, dan ‘Info’ en dan op de knop ‘Controleren op problemen’ > ‘Toegankelijkheid controleren’. Je krijgt dan in het Toegankelijkheidsvenster (rechts) de resultaten. Zo kun je ontdekken wat er nog niet toegankelijk is en dit met de tips en aanbevolen acties aanpassen.
10. Geef je document een titel:
Via het tabblad Bestand, klik je op Info en controleer of er bij Eigenschappen een titel en Auteur is ingevuld. Dit laatste hoeft geen persoonsnaam te zijn, maar kan ook de bedrijfsnaam zijn.
Zijn jouw documenten al toegankelijk?
Denk je nou na het lezen van deze tekst: dat klinkt allemaal leuk en logisch, maar ik heb geen flauw idee waar je het over hebt? Of: Ik heb geen tijd om dit allemaal te doen? Neem dan gerust contact met mij op. Ik neem je namelijk graag werk uit handen. Bel 0646163698 of mail: info@marjadesign.nl. Of vul dit formulier in.